Este artículo es informativo y no es asesoría tributaria. Confirme con su contador cuál opción le conviene y con qué proveedor tecnológico.
Qué dice la DIAN para los distribuidores minoristas de combustible
El Concepto DIAN 10816 de 2024 (20 de diciembre de 2024) responde sobre la facturación de los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido. De su texto:
- La obligación de expedir factura o documento equivalente es exigible desde el 1 de septiembre de 2020.
- Para cumplirla, pueden expedir factura electrónica de venta o generar el documento equivalente electrónico. El documento equivalente es una alternativa que usted elige; no es obligatorio usarlo.
- La expedición debe hacerse en el momento en que se realiza la venta, sin importar la forma de pago.
- En ventas a crédito, el documento debe generarse en el momento de la venta, sin importar lo que se haya pactado en el contrato de suministro; el plazo de pago no permite aplazar la facturación.
El documento equivalente electrónico POS
La Resolución 165 de 2023 de la DIAN (compilada, según el normograma de la DIAN, en la Resolución 227 de 2025) desarrolla el sistema de facturación y el documento equivalente electrónico. En su texto, el tiquete de máquina registradora con sistema POS puede expedirse independientemente del valor de la operación.
La Resolución 119 de 2024 renombró este documento como «documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.» y recoge que, desde el 1 de julio de 2024, debe estar implementado por quienes optaron por expedirlo.
Cómo elegir entre las dos opciones
La norma deja la elección al obligado: factura electrónica de venta o documento equivalente POS. Ambas se expiden en el momento de la venta y ninguna permite diferir la facturación de una venta a crédito. La decisión depende de su operación (tipo de clientes, volumen, proveedor tecnológico) y es una conversación para tener con su contador.
Lo que debe pedirle a su software
- Que genere el documento en el momento del despacho, no al final del día.
- Que maneje ventas a crédito y de flotas sin diferir la facturación.
- Que permita notas crédito cuando haya devoluciones o anulaciones.
- Que registre qué documento corresponde a cada venta y a cada turno, para el cierre (ver cierre de turno).
- Que deje claro quién es el proveedor tecnológico y de quién es la responsabilidad ante la DIAN.
Cómo lo aborda Orbion
Orbion Fuel Control registra cada venta por dispensador, producto, operador y turno, con tipos de pago, ventas a crédito y cálculo de impuestos diferencial por producto, de manera que cada venta tenga su registro. Pregunte en la demostración cómo se resuelve la facturación electrónica en su caso y qué parte hace la plataforma; confirme el alcance por escrito antes de contratar.
Preguntas frecuentes
¿Una EDS está obligada a facturar cada venta?
Según el Concepto DIAN 10816 de 2024, los distribuidores minoristas de combustibles deben expedir factura o documento equivalente, exigible desde el 1 de septiembre de 2020.
¿Puedo facturar al final del día si el cliente tiene crédito?
No. Según ese mismo concepto, el documento debe generarse en el momento de la venta, aunque el pago sea a plazo.
¿Qué es el documento equivalente POS?
Es un tiquete electrónico de máquina registradora con sistema POS que la DIAN permite como alternativa a la factura electrónica de venta.
¿Hay un valor máximo para el POS electrónico?
En el texto de la Resolución 165 de 2023 consultado, el documento puede expedirse independientemente del valor de la operación.
¿Quién transmite los documentos a la DIAN?
Quien emite el documento, directamente o mediante un proveedor tecnológico habilitado. Defina esto por escrito con su proveedor.
Dé el siguiente paso
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